3DEXPERIENCE: Hvordan samarbeide i et fellesskap

Du har behov for å forbedre informasjonsflyten – vi har verktøyene til å effektivisere kommunikasjonen din.

Kommunikasjon er en av 3DExperience-plattformens bærebjelker. Dette gjør det mulig å effektivisere kommunikasjonskanalene til én enkelt kilde slik at man fjerner forferdelige, milelange kjeder med e-poster (der mange ikke en gang er relevante for deg …), massevis av Skype-meldinger eller endeløse MS Teams-kanaler. Ved å bruke fellesskap på 3DExperience-plattformen kan du samle kommunikasjonen for en prosjektgruppe, en avdeling eller til og med eksterne samarbeidspartnere ett sted. Da slipper du å ha den spredt over flere programmer, noe som ofte gjør det vanskelig å finne den spesifikke informasjonen du trenger. Ved å opprette en sentral kanal kan man sikre at alle har tilgang til den mest oppdaterte informasjonen, samtidig som man reduserer forvirring og feil på grunn av de mange kildene til kommunikasjon.

Et fellesskap er i hovedsak et forum der det er mulig å registrere ulike typer innlegg. Jeg har allerede beskrevet i en tidligere bloggpost hvordan innleggstypen «idé» kan brukes, så jeg vil ikke gå gjennom det i denne bloggposten. Imidlertid kan du registrere mange andre typer innlegg i et fellesskap:

Innlegg
Medier
WeDo
Spørsmål
Spørreundersøkelse
Wiki-side

Innlegg

Dette er et «vanlig» innlegg med en tittel og en tilknyttet tekst, dvs. du bruker denne hvis du bare vil poste et vanlig innlegg.

Medier

Hvis du vil dele et bilde eller en video, kan du bruke innleggstypen «medier». Den lar deg laste opp mediet ditt og sende det til fellesskapet.

WeDo

Denne typen innlegg er 3DExperiences versjon av oppgaver. Du kan opprette en ny WeDo (dvs. en oppgave), og kan da tildele oppgaven til noen andre i fellesskapet og angi en dato som frist for når oppgaven skal være fullført. Tre ulike statuser er tilgjengelige, Ikke begynt («To Do»), I gang («In Progress») og Fullført («Done»), slik at det er lett for lederen og kollegene å se status for hver oppgave.

Spørsmål

Et spørsmål er akkurat hva det høres ut som, et spørsmål. Det unike med denne innleggstypen er at du kan validere det riktige svaret på det stilte spørsmålet, slik at det er enkelt for alle i fellesskapet å se både spørsmålet og svaret uten å måtte bla gjennom dusinvis av svar. Etter at et svar er validert, vil det utheves og plasseres rett under spørsmålet i det opprinnelige innlegget.

Spørreundersøkelse

Et interessant aspekt av et fellesskap er muligheten til å lage spørreundersøkelser. La oss for eksempel si at du jobber med å utvikle et nytt produkt, og har kommet opp med noen ulike designalternativer. Du kan da legge ut en spørreundersøkelse i fellesskapet du har laget for det aktuelle prosjektet, og få medlemmene av prosjektgruppen til å stemme på det beste alternativet. Du kan også opprette en spørreundersøkelse i fellesskapet for avdelingen din for å stemme over om dere skal kjøpe nye kontormøbler eller nytt klimaanlegg – kun din egen fantasi setter grenser.

Wiki-side

Jeg antar at stort sett alle avdelinger i enhver organisasjon har noen spørsmål som man stadig kommer tilbake til. Noen ganger fordi kollegene dine har glemt svaret, noe ganger fordi de nettopp har begynt i jobben. Uansett kan man løse dette ved å opprette en kunnskapsbase, der fellesskapets tilgjengelige wiki-sideinnlegg brukes. Det er selvsagt også mulig å bruke innleggstypen «spørsmål», men noen ganger er flere spørsmål forbundet med hverandre, og du må kanskje hoppe mellom flere innlegg for å forstå det store bildet. I noen tilfeller kan det være mer fordelaktig å isteden opprette en kunnskapsbase for å samle spesifikk informasjon, og det er dette wiki-sider kan brukes til. En wiki-side kan bestå av flere hovedkapitler, som igjen kan ha underkapitler for å ordne innholdet bedre.

Til slutt i denne bloggposten vil jeg også nevne at det er mulig å sette opp filtre i et fellesskap for ulike typer innlegg – hvis du kun vil se f.eks. spørsmål, kan du bruke filtrene du finner øverst i høyre hjørne. I bildet nedenfor har jeg aktivert et filter for å kun vise «vanlige» («regular») innlegg, ved å klikke på ikonet for vanlige innlegg. Merk at de andre ikonene er litt nedtonet – dette betyr at et filter er aktivt.

Prikken over i-en er at disse filtrene kan knyttes til en spesifikk fane på dashbordet. Med andre ord: Du kan opprette en ny fane som heter f.eks. «Wiki-sider» og ha et filter aktivert slik at kun wiki-sider vil vises hver gang du velger den aktuelle fanen. For å konfigurere dette, gå til fanen der du ønsker å ha et filter av fellesskapsinnleggene og aktiver det ønskede filteret. I dette tilfellet velger jeg filteret for wiki-sider. Klikk deretter på nedover-pilen rett ved siden av filterikonene, og velg «Preferences» i nedtrekksmenyen.

I innstillingene velger du alternativet «Current preferences». Dette lagrer filteret som er aktivt i den aktive fanen.

Siden jeg hadde aktivert filteret for wiki-sider, vil den lagrede innstillingen bli at kun slike innlegg synes i fellesskapet under den aktuelle fanen.

Dette kan gjøres for flere faner, du kan altså ha én fane kalt «Wiki-sider» med et filter som viser registrerte wiki-innlegg i fellesskapet, én fane kalt «Tasks» med et filter for WeDo’s for å se alle oppgavene, og så videre. Ved å jobbe smart med dashbord, faner og de ulike typene fellesskapsinnlegg, kan du strømlinjeforme kommunikasjonen og bli mer effektiv i det daglige arbeidet.